Conservatori

Verificate integrità e compliance dei vostri PdD

Oggi, grazie alla Fatturazione Elettronica tutte le Aziende Italiane sanno cosa è ed utilizzano la conservazione sostitutiva.

Si sono affidate a l’uno o l’altro Conservatore il cui compito è di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale.

Il Nuovo Contesto Operativo

In questo nuovo Panorama Digitale gli attori coinvolti sono :

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CLIENTE

Titolare Documenti

persona giuridica o fisica responsabile del documento informatico e del suo contenuto ai sensi delle normative vigenti in vigore

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PRODUTTORE

Soggetto Responsabile

della generazione dei Pacchetti di Versamento e della loro trasmissione al Sistema di conservazione (in alcuni casi può coincidere con il Soggetto titolare dei documenti)

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RESPONSABILE della CONSERVAZIONE

Politiche Conservazione

soggetto alle dipendenze del cliente che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione. Può delegare tutto o parte delle attività previste al Conservatore 

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UTENTE

Opera sul Sistema 

Persona, Ente o Sistema che interagisce con il sistema di
conservazione di documenti informatici con la finalità di accedere e fruire delle informazioni e di documenti richieste dalle proprie necessità
 

Invio in conservazione senza pensieri

VERSAMENTO : Sebbene sia ormai consolidato il processo di invio dei vari Documenti in Conservazione da parte del PRODUTTORE che affidati al SISTEMA di CONSERVAZIONE a seguito della GENERAZIONE DI UN PACCHETTO di VERSAMENTO vedrà ritornare un Rapporto di Versamento quale ricevuta di presa in carico del documento da parte del SISTEMA di CONSERVAZIONE decretando la CONCLUSIONE del PROCESSO di CONSERVAZIONE agli occhi e lato PRODUTTORE

C’è pacchetto e pacchetto

Chico PdD Universal Viewer

Per chi lo usa la DIFFERENZA è ESSENZIALE

La nostra attenzione cade sul successivo PROCESSO di AVANZAMENTO della attività di CONSERVAZIONE

ARCHIVIAZIONE : Ogni singolo Documento Digitale, affidato al SISTEMA di CONSERVAZIONE viene:

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INDICIZZATO

Al documento elettronico vengono associati dei metadati (n° fattura, partita IVA, etc.), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di poterlo successivamente ricercare.

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ARCHIVIATO

Pacchetti di Versamento ( PdV ) , Firme e Marche Temporali, indici di conservazione , documenti e metadati vengono accolti dal Pacchetto di Archiviazione ( PdA ) strutturato secondo lo standard SInCRO

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CONSERVATO A NORMA

Verrà quindi il tutto custodito nel tempo in Storage Sicuri garantendo requisiti quali:L’integrità, Affidabilità, Leggibilità, La non modificabilità, L’autenticità dell’origine, La reperibilità nel tempo dei dati

DISTRIBUZIONE  : Passaggio successivo del processo di conservazione che, a seguito di esplicità richiesta del CLIENTE o PRODUTTORE, prevede la generazione di un PACCHETTO di DISTRIBUZIONE (PdD) che servirà essenzialmente ad esporre correttamente i documenti in caso di RICHIESTA di ESIBIZIONE 

DAL PACCHETTO PADRE ( P d A ) si GENERO’ il PACCHETTO FIGLIO ( P d D )

Chico PdD Universal Viewer

ti permetterà di Leggere il Pacchetto di Distribuzione ( PdD ) generato nei tuoi sistemi

RICHIESTA di ESIBIZIONE  : Il PRODUTTORE può, in qualsiasi momento, INOLTRARE RICHIESTA di ESIBIZIONE del PACCHETTO CONSERVATO specificando i DATI RICHIESTI

Il CONSERVATORE attraverso il proprio SISTEMA di CONSERVAZIONE identifica i PACCHETTI di ARCHIVIAZIONE riconducibili alle richieste, ne confeziona un DUPLICATO e raccoglie il tutto in un PACCHETTO di DISTRIBUZIONE (PdD) che sarà disponibile in specifica AREA WEB del SISTEMA di CONSERVAZIONE 

DISPONIBILITA’  – PACCHETTO di DISTRIBUZIONE

IL PRODUTTORE potrà SCARICARE tutti i PACCHETTI di DISTRIBUZIONE ( PdD ) disponibili.

PACCHETTO di DISTRIBUZIONE ( P D D ) : COSA CI POSSO FARE ?

Tutti gli ADDETTI ai LAVORI di CONSERVAZIONE  sanno che il PACCHETTO di DISTRIBUZIONE viene richiesto e prodotto a fronte di una RICHIESTA di ESIBIZIONE come da procedura sopra esposta

ANCORA NON TUTTI SANNO che il PACCHETTO di DISTRIBUZIONE

può essere UTILIZZATO per ACCEDERE a moltissimi dati e documenti in esso contenuti

Chico PdD Universal Viewer , applicazione gratuita Stand-Alone,  è stata realizzato per questa specifica necessità:

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ACCEDERE

Dati e Documenti contenuti all’interno di un Pacchetto di Distribuzione ( P d D ) in possesso dell’utente

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VISUALIZZARE

Visualizzare gli attributi di file XML , metadati ed altre preziose informazioni per risalire ad un evento oppure Identificare file annidati in sottocartelle

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RICERCARE

Funzione che permette di ricercare i metadati minimi presenti nel file SinCRO quali Identificativi, Date di chiusura, Oggetti, Soggetto Produttore e Destinatari

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ESPORTARE

La normativa sulla conservazione impone che i documenti  informatici posti in conservazione debbano  permettere funzioni di ricerca e estrazione dei dati. Possiamo verificarlo adesso estraendo le informazioni necessarie direttamente dal PdD fornito.

Chico PdD Universal Viewer   : Grazie a questo strumento abbiamo supportato Aziende di Service a svolgere attività di back-office per conto di loro committenti accedendo a DATI e INFORMAZIONI presenti su Documenti informatici, fiscali e amministrativi , prodotti esclusivamente in modalità Digitale , inviati in conservazione a seguito del loro transito sul Sistema di Interscambio contenuti dentro a dei PdD 

ESEMPI REALI : Citiamo, fra tante,  l’esigenza di una Società di Recupero Crediti a cui il Committente ha fornito dei Pacchetti di Distribuzione forniti dal proprio Conservatore dai quali è stato possibile estrarre solo i dati necessari per il corretto svolgimento delle attività di back-office per la attività di riscossione commissionata.

NON C’ERA  –  CE LO HANNO CHIESTO – LO ABBIAMO REALIZZATO

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ti permetterà di Leggere il Pacchetto di Distribuzione ( PdD ) generato nei tuoi sistemi

PIACE a CONSERVATORI e RESPONSABILI della CONSERVAZIONE

Scopri il nuovo pacchetto Chico PdD Universal Viewer, per visionare metadati e documenti nei PdD.

Utilizzabile da Conservatori e Responsabili della Conservazione per accertarsi dell’integrità e compliance dei PdD.

Utilissimo per attività di Audit Aziendale o richieste di Esibizione.

Ad oggi supporta 16 sistemi per circa 25 conservatori.

Chico PdD Universal Viewer

Utile per attività di Audit e richieste di Esibizione
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