Caso d’uso #1

Dematerializzazione Documentazione e controlli di Rispondenza e Completezza

Dematerializzazione di Documentazione e Controlli di Rispondenza e Completezza

Il nostro Cliente ha utilizzato Chico WSP, insieme agli altri prodotti della Suite Chico, in uno scenario multi sito e multi fornitore di servizi in cui:

a. nel primo sito un centro servizi provvede a dematerializzare documenti cartacei generando lotti di immagini in cui ogni documento cartaceo è stato dematerializzato e trasformato in una serie di immagini digitali tramite scanner;

b. I file immagini cosi prodotti sono inviati via rete dati geografica ad un secondo centro servizi gestito da un sub fornitore; tra i punti di attenzione le dimensioni complessive dei file e la necessità di gestire in modo asincrono la disponibilità dei sistemi del destinatario, gestendo in modo automatico tutti i etry in caso di errore / indisponibilità dei sistemi del destinatario.

c. una volta ricevuti i file immagine, il sub fornitore deve provvedere a controllare tutti i documenti ricevuti e applicare le classiche attività di verifica e completamento del documento dematerializzato (presenza firme, leggibilità, completezza allegati, eventuale data entry) rispettando gli SLA previsti (tempo lavorazione dei documenti misurato dal momento certo della ricezione del documento al momento certo di fine della attività di verifica e completamento contenuti del documento)

d. I singoli documenti digitali, una volta lavorati, completati, corredati di tutti i dati acquisiti e validati sono inoltrati via ftp al Cliente finale.

Il tutto è stato realizzato grazie a:

Chico WSP a cui è stato demandato il compito di gestire

a) l’orchestrazione

1. del trasferimento dei file plico dal sito di dematerializzazione al sito di lavorazione mano a mano che questi venivano prodotti;

2. della creazione dei lotti di lavorazione contenenti i plichi ricevuti; i lotti una volta creati sono stati sottomessi alle code di lavorazione di Chico Image

3. Dell’invio dei file plico completati e validati;

b) il tracciamento di tutte le fasi intermedie per verificare i tempi di attraversamento delle singole istanze e produrre relative dashboard in tempo reale e i report di sintesi.

Chico Image a cui è stato demandato il compito di assicurare

 l’elaborazione dei vari lotti prodotti da Chico WSP che questi vengono ricevuti e sottoposti alle lavorazioni ChicoImage, ed in particolare le lavorazioni automatiche previste per ogni singola tipologia di File Plico presenti nei vari lotti;

 le fasi di data entry tramite operatore laddove alcune operazioni non possono essere completate dai soli passi automatici;