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I documenti online

Per utenti finali. Portale per l’archiviazione di documenti. Ottimizzato per l’uso con telefonino e tablet. I documenti sono ricercabili per tutte le chiavi abbinate a ciascuna tipologia. Ottimo strumento per piccoli centri servizi che non hanno il know how per offrire un proprio portale di documenti. Facilmente estendibile con l’aggiunta di dataentry e transazioni e flussi. 

Come si usa

L’accesso avviene tramite community, account e password. Ad ogni cliente è assegnata una Community. Ogni utente ha a disposizione un account di una community. L’utente interagisce con Viste, DataEntry, Transazioni e Flussi.

Viste. Per mettono di ricercare dati e se questi sono abbinati a documenti di poter visionare il documento. Sono inclusi viewer per formati immagini, audio, video, office, mail, zip. Le righe risultato di una ricerca possono essere selezionate e costituire l’input per DataEntry, Transazioni e Flussi.

DataEntry. Attivabile direttamente o con righe di input per mette di digitare in maniera perfettamente controllata una serie di campi. Gli schemi possibili sono 2: a] base, l’utente vede e digita una serie limitata di campi, b] avanzato, l’utente vede e digita alcune serie di campi. Nel caso base esiste solo una lista di campi, un esempio può essere un’anagrafica. Nel caso avanzato esiste un albero i cui nodi sono liste di campi e ciascun nodo è abilitato in base a delle condizioni che vengono valutate a runtime e i cui parametri possono essere costituiti da dati precedentemente digitati, un esempio può essere un contratto con varie sezioni in cui alcuni dati sono richiesti in base alle risposte iniziali come i dati bancari o di carta di credito in base alla scelta del tipo di pagamento. Nel datantry alcuni campi assumono un significato particolare come quelli che permettono di fare upload di file.

Transazioni. Attivabile senza input o con input costituito dalle righe selezionate tra i risultati della ricerca e/o i dati del Dataentry. Sono transazioni sul database e permettono di fare i vari aggiornamenti. Le transazioni sono scritte con il linguaggio ChicoScript condiviso dai vari prodotti Chico.

Flussi. Sono i Flussi messi a disposizione da ChicoFlow. Sono attivabili senza input o con input costituito dalle righe selezionate tra i risultati della ricerca e/o i dati del Dataentry. Permettono di lanciare attività in background, quali ad esempio invio di mail, report di fine giornata, etc. 

Le configurazioni

Il sistema può essere installato in 3 possibili configurazioni:

Managed Dedicated on Bremp Hw. Il portale risiede su server della Bremp dedicati ad un solo cliente presso i datacenter di Ovh a Strasburgo e di Aruba ad Arezzo, in ambienti protetti e conformi alle varie normative in termini di sicurezza, privacy, antincendio, antiallagamento, etc. Sulle stesse macchine non coesistono documenti e/o dati di più clienti. Solo per questa configurazione è possibile via vpn connettersi all’hardware del cliente per ricercare sul database del cliente e visionare documenti che siano su unità residenti sull’hardware del cliente.

Managed Shared on Bremp Hw. Il por tale risiede su server della Bremp presso i datacenter di Ovh a Strasburgo e di Aruba ad Arezzo, in ambienti protetti e conformi alle varie normative in termini di sicurezza, privacy, antincendio, antiallagamento, etc. Sulle stesse macchine coesistono documenti e/o dati di più clienti.

Unmanaged on customer Hw. Il por tale è installato sulle macchine del cliente ed è sua cura garantirne la sicurezza. 

Sicurezza

Backup. Il por tale si avvale di due sistemi uno master e l’altro slave. Lo slave viene continuamente allineato al master, il tempo di latenza in genere non supera i 2 minuti. Lo slave fornisce le stesse identiche funzionalità del master ad eccezione degli aggiornamenti, è un sistema di sola consultazione. In esso sono replicati sia i dati che i documenti.

Database. Il por tale si avvale di un database Ms Sql 2012 ridondato sui due sistemi master e slave. Ogni community ha il proprio database e i dati di una community non coesistono con i dati di un’altra community. Anche i documenti utilizzano porzioni di disco separate. Il portale non espone il database all’esterno. Tutti gli aggiornamenti avvengono tramite servizi di ChicoAutomate.

Clearance. Ogni documento in ChicoDocs è classificato in base ad un livello di Clearance. Ciascun account ha assegnato un livello di Clearance. Un account vede un documento se e solo se il suo livello di Clearance è maggiore o uguale alla classificazione del documento.

Permessi. Un Account è nominato amministratore della community e ha il diritto di assegnare i diritti. L’assegnazione dei diritti consiste nell'assegnare agli account o ai ruoli i diritti di accesso alle viste, ai dataentry, alle transazioni, ai flussi. Nell'assegnazione delle viste possono essere anche imposte delle restrizioni sulle porzioni di dati visibili.